Mini Guía Google Calendar para novatos es otra herramienta o servicio gratuito que nos proporciona el tener una cuenta en Google. Hace tiempo que la uso y me gustaría contarte mis experiencias para que aproveches tu tiempo, teniendo todo más o menos agendado, es más posible que tu tiempo esté más optimizado.

En tiempos de que todo va muy deprisa debes de organizarte para que tu productividad no se vea afectado, el tener rutinas y estas herramientas te ayudará y mucho.

La agenda organizada con Google Calendar para novatos

Cuando tienes tu flamante nuevo dispositivo móvil, esta aplicación, suele venir preinstalada por defecto, si no la tuviera, la puedes descargar desde la Play Store. Me permito recordarte que para poder descargar apps en el smartphone tienes que tener una cuenta en Google, es decir, todo el mundo que tiene un teléfono con el sistema Android tiene una cuenta de correo en Gmail.

Hace poco tiempo que me decidí a tener mis tareas mucho más controladas, y esta herramienta me ayuda mucho con ese tema, sobre todo, teniendo en cuenta que todas las personas cargamos con un dispositivo que tiene enloquecida a la sociedad, el smartphone.

 

Aprovechando que tenía disponibilidad para trabajar en esto, traslado cada día mis reuniones o eventos, tanto online como ofline a esta aplicación, al tener sincronizado esto con mi dispositivo móvil, todo es más sencillo.

Un ejemplo, son las videoconferencias, normalmente las hago en Zoom, aunque últimamente también ha entrado en mi vida la aplicación Google Meet, las dos se sincronizan a la perfección con la agenda Google Calendar.

¿Qué quiere decir esto?

Muy sencillo, que, cuando te están invitando a una videoconferencia ya se te ofrece, casi siempre, la posibilidad de añadir esta a Google Calendar, no tienes excusa, tendrás todas tus reuniones perfectamente agendadas, tanto en el ordenador como en tu smartphone.

Configurando Google Calendar, sincroniza tu cuenta

Partiendo de la base de que ya tenemos instalada la app, ahora debemos de entrar en nuestra cuenta, desde el ordenador, creo que es lo más sencillo, como si fueras a ver tu correo, en Gmail.

En la parte superior derecha, al lado de tu foto de perfil, si la tienes puesta, o de las opciones de configuración de tu cuenta, verás un icono cuadrado con nueve puntos, si pulsas sobre él, aparecen todos los servicios asociados a tu cuenta Google.

 

Buscaremos el icono de Google Calendar, todos estos iconos se pueden colocar en el orden que prefieras. En mi caso, los tengo por orden de uso.

Ahora lo único que tienes que hacer es fijarte que, en tu dispositivo y en el ordenador, tengas configurada la misma cuenta de correo, eso hará que cada evento que crees, te aparezca en ambos.

Por defecto, en el smartphone, ya tienes un calendario asociado a tu cuenta, pero puedes añadir más, esto es sumamente interesante,  lo veremos en el siguiente párrafo. No obstante, al final de esta entrada, te pongo el enlace a la ayuda de la app, del propio fabricante.

 

Si te fijas, en la parte de la izquierda, tienes muchas opciones, puedes marcar los eventos de colores, desmarcar otros calendarios para que no se te muestren, te invito a probar, no vas a romper nada.

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Aumenta tu productividad

Con todo esto, conseguimos optimizar nuestra productividad, puedes configurar alarmas, con tiempo suficiente, para no llegar tarde a tus reuniones o eventos. Investiga las posibilidades, te darás cuenta que es muy útil.

Las personas que trabajan por su cuenta, Freelance o autónomos no tenemos quien nos lleve la agenda, con lo cual debemos de optimizar los recursos y aumentar la productividad, esta es, sin duda, una buena manera de hacerlo.

 

Si a esto le añadimos que no desempeñamos nuestras tareas en el mismo lugar, si eres nómada o trabajas mucho tiempo fuera de tu oficina, la sincronización de las cuentas o perfiles, con el dispositivo móvil, son una necesidad.

Tanto en tareas o eventos presenciales, como los que son online, con esta agenda vas a tener todo bajo tu control.

Añade o suscríbete a otros calendarios

Una de las funcionalidades interesantes de la herramienta es configurar o seguir distintos calendarios, para ello, tienes dos opciones, la primera es ir al icono de la rueda dentada, parte superior derecha.

 

Esto te abrirá la siguiente pantalla:

 

Ahora ves que existen las opciones de exportar e importar, es ahí, desde dónde debes de recoger el archivo que anteriormente tengas descargado en tu ordenador para añadir un calendario.

La segunda opción, más sencilla, es pulsar en «Otros calendarios», en las opciones de tu izquierda, debajo de tu calendario, eso te abrirá un submenú, aparecen varias opciones.

 

Puedes hacerlo desde una URL o dirección que te hayan proporcionado, suscribiéndote con un email que te den o acceder al menú, que te comentaba anteriormente, importando un archivo del calendario.

Prueba las distintas opciones, pero debes tener en cuenta que sea la opción más conveniente para ti, al estar sincronizado con la persona o entidad que te haya autorizado, cada vez que actualicen su calendario, te aparecerá en el tuyo.

 

Si tienes distintas cuentas de Gmail, puedes hacer que te aparezcan todos los eventos añadiendo los calendarios uno a uno, puedes mostrar o no mostrar cada cual.

Comparte un calendario de Google Calendar

Imagina que tienes la cuenta de un grupo o Asociación, te interesa compartir un calendario con otras personas, pues también puedes hacerlo.

• Debes estar con esa cuenta de Gmail logueado
• Abre Calendar, entra en el menú de configuración, la rueda dentada, siempre desde tu ordenador
• Selecciona tu calendario y dale a «Compartir públicamente», esto crea un enlace para todo el mundo, si deseas compartir solamente con algunas personas, usa el botón «crear enlace para compartir»
• Entrega o publica el link o URL del calendario a las personas que te interesen

Conclusiones

Mini Guía Google Calendar para novatos es una herramienta que no debes dejar de lado, estudia su configuración y piensa que la excusa de la mayoría de las personas es, el tiempo.

Te invito a probar y juguetear con la aplicación, irás descubriendo las opciones y te será muy sencillo, con el tiempo lo agradecerás.

 

Cada vez que creas un evento, podrás configurar cuando quieres que te suene una notificación, avisándote del evento con el tiempo necesario. Esta es otra de las herramientas que, sin dudar, te recomiendo para automatizar tus tareas, las alarmas y avisos te facilitan no llegar tarde ni perderte nada, facilitando tus labores.

Ayuda de Google Calendar